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提高工作效率的三個小秘訣

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提高工作效率的三個小秘訣

2020-11-12

同時處理多項任務,最終的成效并非更高,而是更低。如果你真正專注于完成一些小的關鍵任務,最終你會發現自己完成的工作更多。

提高工作效率的三個小秘訣

 

  本文為與《創業者》雜志(Entrepreneur)的合作內容,最初發表于Entrepreneur.com。


  所有人都在想方設法地提高工作效率。關于工作效率的話題通常會涉及到緊張的時間管理系統,你必須把自己的時間放到象限里,或者下載一個新的應用。盡管出發點是好的,但一周后,你又將恢復到拼命記住所有事情、四處奔波、疲于奔命的狀態。


  大多數提高工作效率的方法都存在一個問題:它們都需要對個人日常生活做過多的調整。一個整天忙忙碌碌的人,不可能在一夜之間便能適應有條理的時間安排。他或她需要更多時間才能改變。下面是三個雖不起眼但卻可行的大幅提高效率的方法。


  1. 明確設定會議時間和工作時間。


  如果你總是在工作任務、客戶預約和員工會議之間奔波,你會感覺疲于應付,而且你還會遇到更多干擾。因此,可以嘗試拿出幾周時間只用于會議,幾周時間專門用于完成工作。在計劃用于會議的時間里,你可以與客戶、員工和承包商會談,中間的空閑時間用于完成工作任務。


  而在非會議時間,工作將是你的唯一重點,你要拿出時間深入研究項目,完成工作任務。要堅持自己的時間安排,在此期間不要計劃其他事情??梢允褂脽晒夤P,在日歷上做一個醒目的提醒。


  2. 在所有項目之前劃定緩沖期


  在最終期限到來之際,還在為完成任務而奮戰,必然會令人疲憊不堪。如果你有一場重要的會議,一次重要的客戶演示或項目啟動,你應該在實際最終期限48小時前完成準備工作,并且要始終堅持自己設定的較早期限。


  這樣一來,在真正的最終期限到來之前,你便有一個緩沖期,使你可以后退一步,得到喘息的機會,而且你可以更清晰地進行觀察,甚至會發現一些需要調整的地方。在進行演示或提交商品之前,最后一次處理內容中的細節問題。


  3. 用好便利貼。


  同時處理多項任務,最終的成效并非更高,而是更低。研究顯示,多任務處理效率低下。因此,不要采用“制定一個待辦事項清單,然后去逐項完成所有任務”的方法來提高效率,而是應該每天首先瀏覽一下手頭的任務,然后選擇自己當天需要完成的項目,任務數量到寫滿一張3x3英寸的便利貼為止。(不要使用比普通打印字號更小的字號來欺騙自己。)


  這些任務便是你一天工作的中心。如果你真正專注于完成一些小的關鍵任務,最終你會發現自己完成的工作更多。


  對于大多數繁忙的創業者而言,做到百分百井然有序是不切實際的幻想,就好像要實現“收件箱零郵件”一樣。如果真能做到井然有序,當然是好事,而且也應該是每個人努力的方向,但未來總會有更多任務出現。與其為了效率而嚴格控制每天的時間,不如給自己更大的回旋余地。你會慢慢地控制自己,逐漸變得更加專注,完成自己的工作,但又不會感覺疲憊。


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