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多團隊成員如何分身有術?

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多團隊成員如何分身有術?

2020-05-17

如今,團隊已成為組織設計不可或缺的一部分。大多數有關團隊的研究都是假定人們在同一時間內只是一個團隊的成員,但實際情況是,人們通常不會只是一個團隊的成員。據估計,歐美至少有65%的知識型員工參加了多個團隊。在有些行業,這個比例甚至接近95%.

作者用“多團隊成員”(MTM)來描述一個人在某段時間內同時服務于兩個或兩個以上團隊的情形。隨著組織結構日趨扁平化、以項目為導向、在地域上更加分散,MTM的情形也變得日益普遍。同時參與多個團隊,無疑會帶來工作協調方面的挑戰,但也會帶來充分利用資源、交叉項目學習的收益。本文提供了一種模型,幫助經理人更好地理解和管理MTM的挑戰及收益,提升團隊效能。

MTM只有保持在一個適度的水平,才能發揮積極作用。一個人同時參加的項目太少或太多,都會影響生產力和學習水平。MTM對生產力和學習水平的影響主要體現在三個方面:情境轉換、時間錯位和組織內關聯。

情境轉換 團隊情境包括任務、技術、角色、地理位置和慣例等。無論團隊有多么相似,它們的情境都是不同的。個人參加的團隊數量越多,情境轉換成本——包括時間成本、腦力成本以及最終的生產力成本——就越高。

時間錯位 團隊的時間錯位是指團隊成員:(1)沒有重合的工作安排,因而該成員同步工作的能力受到了限制,造成項目延誤;(2)沒有連續的大塊時間可以投入到團隊工作之中,這樣團隊成員就無法從其他成員那里接手相關工作,毫不耽擱地開始自己承擔的那部分任務。

組織內關聯 因為有共同的成員,組織內團隊之間就形成了關聯,這樣組織能夠更便捷地在團隊之間自由調配員工,優化資源利用。當團隊成員在做某項工作時,可能會發現另一團隊也在做同樣的工作,這時組織內關聯就可以阻止項目間的重復工作,從而提高生產力。

MTM在這三個層面上對生產力和學習水平的影響都呈“倒U型”模式,也就是說,到某一個點之后,MTM得到的收益減少,付出的成本增加。在MTM為中等水平時,生產力和學習水平達到最大值。到底加入多少團隊才會達到收益和成本的臨界點,確切數字因工作環境的不同而不同。對個人、團隊和組織而言,做好以下六個方面可以提高MTM取得好結果的可能性。

1. 成員 招到擁有良好社交技能和任務管理技能的員工至關重要。

2. 結構 適合MTM的項目一般都有如下特征:較為成熟;模塊化,個人可以分別完成各自的任務,然后重新組合在一起;截止日期和工作進度可以預測,定期召開會議,定期檢查工作。

3. 信任 團隊成員之間、團隊與客戶之間必須非常熟悉,相互信任。

4. 溝通 合適的組織信息和溝通系統不可或缺。比如,集中規劃軟件可以協調不同項目成員的工作量。

5. 文化 要允許人們獲得項目與個人技能的匹配信息。公開的項目討論、聯絡群組、內網門戶(員工可在上面發布簡歷或項目信息)都是非常有用的工具。

6. 系統 要有一個能解決工作量平衡問題的系統。經理人或許可以每周與成員或其他經理人會面,評估項目工作量和預期的困難。

要讓MTM發揮最大效用,你必須制定好系統和流程。但是如果缺乏透明度和準確的信息, MTM就可能陷入惡性循環,而經理人必須力爭擺脫這種惡性循環。當員工不再因在多個團隊效力而焦頭爛額時,經理人就知道自己成功了。


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